La irresponsabilidad puede ser una adicción tan fuerte como las drogas y el alcohol, la serie de artículos Irresponsables Anónimos tratan sobre 12 pasos para vencer el hábito de incumplir tus promesas, éste es el quinto paso y trata de la administración del tiempo. Puedes ver el listado de cada paso con enlaces a cada artículo pulsando aquí.
Al final del día, ¿no se siente que se le fueron las horas en nada?
Es una sensación con la cual me familiaricé al principio de mi vida profesional, además de ser algo que escucho con mucha frecuencia.
En un estudio realizado por BASEX y The New York Times, determinaron que 28% del día se va en interrupciones innecesarias y el tiempo que toma retomar foco, eso son 2 horas todos los días en recibir alarmas (el repique del celular, la actualización del Twitter, correo nuevo, etc.).
El problema se origina en el mito del “multi-tasking”, término del inglés que se usa para describir cuando uno hace varias cosas a la vez. Estudios han determinado que el cerebro no ésta en la capacidad de tener foco en varias cosas, lo único que puede hacer es pasar rápidamente de un proceso a otro, creando la ilusión de simultaneidad, esfuerzo que nos hace perder casi 10 puntos de C.I. (Coeficiente Intelectual), más del doble de los efectos adversos de la marihuana.
Además 20% del tiempo se va en reuniones de las cuales, según un estudio de HP, 80% son completamente inefectivas e inconsecuentes.
Así que a la pregunta de ¿quién se llevó mí tiempo?, la respuesta es: interrupciones y reuniones, entre ambas se van en promedio 5 horas de cada día, dejándote sólo 3 horas para trabajar.
Afortunadamente hay soluciones sencillas y fáciles de implementar que le permitirán reducir el “tiempo nulo”, brindándole la oportunidad de ser más efectivo con menos estrés.
Los siguientes pasos fueron desarrollados por Merlín Mann de 43-folders.com en su presentación “quién se robó mi cerebro” y me parecen geniales:
- Identifique escapes: Manténgase atento esta semana a cuáles son sus principales detractores de foco. Las personas, eventos, sonidos o instancias que le hacen perder el hilo de lo que está haciendo con mayor frecuencia. Si yo le llegara ahora y le pidiera 100$, la primera pregunta siempre es ¿para qué?, pero si le pido 20 minutos me los dará sin chistar. Pregunte para qué y trate de ejercitar su músculo del “no”, negociando con el valor que tiene su tiempo.
- Gobierne el acceso: Pregúntese en este instante: ¿Quién tiene acceso a mi atención? La respuesta de eso dice mucho sobre usted y el foco que tiene en su trabajo, en el medio de nuestra revolución comunicacional es fácil que miles de personas tengan acceso a usted en todo momento, así es imposible enfocarse, casi cualquier cosa que tengan que decirle puede esperar 20 minutos a que termine lo que está haciendo.
- Minimice las notificaciones: el PING de su celular y el DING de su buzón de Outlook son los elementos más disruptivos en su vida y ni siquiera se ha dado cuenta. Normalmente los clientes de correo revisan cada 10-15 minutos si hay nuevos mensajes y emiten una alarma que inmediatamente les hace revisar si hay algo “urgente”. Al final del día habrá interrumpido su estado de fluencia unas 48 veces para ver fotos de gatitos y cadenas de oraciones, lo mismo ocurre en el celular. Si tan sólo ajusta la programación para que el correo se actualice cada 30 minutos le prometo una sesión de trabajo más efectiva, si de verdad hay algo urgente de seguro le van a llamar.
- Trabaje en tandas: Yo sé que no puede pasar todo el día aislado, la idea es negociar su tiempo. Una forma de conseguir un punto medio es trabajar en “tandas” de 20 minutos. Es muy sencillo de implementar, simplemente coloque una alarma para 20 minutos, ponga el celular en silencio y notifique a sus compañeros de trabajo que no está disponible (si las normas de su empresa lo permiten, puede usar audífonos, aunque no esté escuchando nada en ellos son una buena indicación de que “no está”), cuando suene la alarma revise su celular, devuelve las llamadas, revise los correos de gatitos y después, retorne a tu trabajo. Inténtelo un día, no pierde nada con probar, esto puede cambiar su vida.
- Renegocie: Cuando el dueño de la empresa se aparece en su cubículo y le pide un reporte de ventas, normalmente no puede decir que no, pero si debe renegociar ante situaciones difíciles. Por ejemplo: “Con mucho gusto Jefe, tan sólo debo informarle que estoy trabajando en las proyecciones que necesita ingeniería para comenzar producción en planta, ¿no hay problema con que eso se retrase?” A veces por hacer lo que nos piden retrasamos otras cosas, y terminamos quedando peor.
Estos diferentes patrones se resumen en un método bastante eficaz de trabajo, que le garantizarán un día productivo, recuerde que el tiempo es imposible de administrar, todos tenemos 24 horas y no importa lo que haga van a fluir con la misma velocidad, pero si podemos administrar nuestras acciones y la manera en la cual las ejecutemos.
Yo sé que “hacerlo todo” suena maravilloso, pero debe recordar que la vida es como un supermercado en el cual va llenando el carrito con cosas que desea hacer, y cuando llega a la caja y le pasan la cuenta: “Señor eso serán 150 años, 2 meses y 15 días”, si no tiene para pagar, entonces debe comenzar a sacar del carrito.
La semana que viene trabajaremos de nuevo con la lista de compromisos para determinar nuestro rumbo actual, por ahora enfóquese en continuar teniendo “días de éxito” no olvide seguir capturando y llenando su lista de compromisos, no regale su tiempo.
Como siempre estoy atento a sus inquietudes y con voluntad de ayudar en el proceso de cambio, puede escribir a mi twitter (@alexmrv) en la sección de comentarios o al hasthag #I-A.
